ビューを共有する

GrapeCity Spreadsheetでは、オブジェクトごとの「ビュー」を保存したものを他のユーザーと共有できます。 保存したビューは一意のURLを持つため、このURLをメールやChatterで他のユーザーに伝えることでビューを共有できます。

ビューを共有する機能は、v4.4のバージョンアップで強化されており、操作画面が変更されています。操作画面は変更されていますが、従来の設定は引き継がれています。

ビューを共有できる条件

他のユーザがGrapeCity Spreadsheetのビューを開くには、次の条件をすべて満たす必要があります。

  • そのユーザがGrapeCity Spreadsheetを利用可能である。
  • GrapeCity Spreadsheetのビューが、全員またはそのユーザに対して共有されている。

v4.4では、Community Cloudのライセンスのユーザにビューを共有できる「すべてのコミュニティのユーザにこのビューを共有する」オプションが追加されました。詳しくは、別冊のCommunity Cloudガイドを参照してください。

v4.2および以前のバージョンでは、Community Cloudのライセンスのユーザは共有ビューを使用できない制限がありました。詳細は、FAQのCommunity Cloudにおける注意点を参照してください。

ビューで共有される情報

共有される情報は、ビューの所有者だけが変更して保存できます。 所有者以外が変更した場合、変更した内容は共有されている元のビューには保存できませんが、そのユーザだけが利用できるビューとして保存できます。

この場合、v4.2および以前のバージョンでは黒いバー上のビューの名前の横に「保存」ボタンが表示されました。

v4.4の場合、黒いバー上のビューの名前の横に「変更済み」ボタンが表示されます。「変更済み」をクリックすると、保存操作を選択できます。

他のユーザに共有される情報は次のとおりです。

  • ビューの名前
  • ビューで表示されるオブジェクト
  • ビューで表示される列(項目)
  • ビューの範囲、フィルター、並び替え、グループ化、およびクエリ条件
  • ビューの「拡張」設定
  • 列の並び、グループ化されたヘッダー
  • 各列の設定、カスタムラベル、列幅、列型、条件付き書式
  • 行(レコード)のピン留めの状態

他のユーザに共有されない情報は次のとおりです。

  • お気に入りに登録したオブジェクトの一覧
  • 歯車アイコンのページで設定した情報
    • ズーム
    • ページサイズ
    • 常に目盛り線を表示する
  • 表画面上のアクティブなセルの位置、セルの選択状態、スクロールバーの状態
  • 表画面のページングの位置
  • 作業ウィンドウの表示状態
  • 作業ウィンドウの高さまたは幅

「作業ウィンドウの表示状態」および「作業ウィンドウの高さまたは幅」は、v4.2および以前のバージョンでは共有される情報でしたが、v4.4では利用実態に合わせてユーザごとにブラウザに保存されるように変更されました。

ビューを共有する手順

他のユーザにGrapeCity Spreadsheetのビューを共有するには、次の手順を実行します。

  1. 「ビューの管理」をクリックする。
  2. 表示された「ビューの管理」から、共有したいビューの右側の下向きの三角形をクリックする。
  3. 「共有状態の変更」をクリックする。
  4. 「共有状態の編集」画面が表示される。
  5. 「全員に共有」をクリックする。
  6. 「すべての内部ユーザ」が追加されることを確認する。
  7. 「閉じる」をクリックする。
  8. 共有したいビューが「共有ビュー」に移動していることを確認する。

ビューが実際に共有されたかどうかを確認するには、他のユーザでSalesforceにログインしてGrapeCity Spreadsheetで同じオブジェクトを開きます。

「すべての内部ユーザ」とは、ChatterユーザとCommunityユーザを除くすべてのユーザです。

次の「すべてのコミュニティのユーザにこのビューを公開する」オプションは、Community Cloudの場合に使用します。このオプションは、v4.5ではコミュニティが有効化されていない組織では非表示になります。

Community Cloudにおける操作方法は、別冊のCommunity Cloudガイドを参照してください。

カスタム共有

すべてのユーザではなく、特定のユーザや特定のグループにだけビューを公開したい場合の方法を説明します。v4.4では「カスタム共有」というコマンドが「共有を追加」コマンドに置き換えられました。ここでは、v4.2および以前との併記のため便宜的に「カスタム共有」と呼びます。

「カスタム共有」を使うと、任意のグループに所属するユーザまたは特定のユーザにだけビューを共有できます。カスタム共有を使うには、上記の「ビューを共有する手順」の4つ目で「全員に共有」ではなくその左の「共有を追加」をクリックします。

その後、次の画面で共有するユーザやグループを選択します。

「アクセス」に「参照のみ」を選ぶと、そのビューは読み取り専用として共有されます。「デザインと参照」を選ぶと、共有されたユーザもそのビューを編集できます。

v4.4.3では、「共有を追加」で「ロール」を選択できません。v4.4.3以前のバージョンで追加されたロールに対する共有は引き続き動作します。「ロール」の追加および編集は、v4.4.6でサポートされています。

v4.4.6では「共有先」に「ロール」または「ロール & 下位ロール」を選択できます。

v4.4.6の「共有状態の編集」画面では、次のようにユーザ、ロール、公開グループが異なるアイコンで表示されます。

共有したビューを非表示にする方法

すべてのユーザにビューを共有すると、そのビューがすべてのユーザのビューの一覧に表示されます。ビューの一覧から非表示にするには、「ビューを非表示にする」を参照します。

共有したビューを表示できない場合のエラー

共有したビューはURLを使って他のユーザに案内することもできます。そのURLをビューを参照する権限のないユーザが開いたとき、次のメッセージが表示されます。共有したビューが削除済みの場合も同じメッセージが表示されます。

指定したオブジェクト名またはビューが存在しません。または他の十分なアクセス権がありません。システム管理者にお問い合わせください。

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