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技術記事

技術記事ではGrapeCity for Salesforceに関する技術的なトピックスや話題を取り上げてご紹介いたします。

2017.05.09

GrapeCity Spreadsheetの使い方
~業務の起点となるリストとして~

Salesforceプラットフォーム上にExcelライクなUIを提供する弊社の製品「GrapeCity Spreadsheet for Salesforce(以下、Spreadsheet)」ですが、昨年(2016年12月7日)にリリースして以降、「こういう製品を待っていました!」という声とともに多くのお客様にご検討・導入いただいております。

一方で、「Excelっぽい一覧作成や操作ができるのはすごいと思うけど、実際どう使えるの?」という声も多くいただいております。本記事では、Spreadsheetの使い方の1つとして、「業務の起点となるリスト」という観点での使い方をご紹介したいと思います。

弊社でもSalesforceを導入しており、もちろんSpreadsheetを活用して業務の効率化を図っております。弊社の営業は「業務の起点となるリスト」としてSpreadsheetを活用しており、「Spreadsheetで作ったリストが業務の起点となって管理がしやすくなった。漏れがなくなり効率化が図れた」と高評価を得ております。

「業務の起点となるリスト」として、弊社では例えば「あるキャンペーンのメンバーのリスト」であったり、「所有者が自分の商談のリスト」であったりを使っています。

今回は、「商談」を例に一つ一つご紹介したいと思います。

こちらがSpreadsheetで表示した「所有者が自分の商談のリスト」になります。「私の商談」でフィルタリングをかけてあります。

所有者が自分の商談のリスト
所有者が自分の商談のリスト
私の商談でフィルター
私の商談でフィルター

Spreadsheetを使用することで、営業担当者が日々追っている「所有者が自分の商談のリスト」の表示状態を維持したままアクションが行えます。

1)フェーズ、金額、完了予定日の変更

商談レコードでよく変更される項目として「フェーズ」「金額」「完了予定日」があります。Spreadsheet上に項目を表示してしまえば、Spreadsheet上から直接インライン編集やコピー&ペーストで変更することができます。ちなみに、Salesforceの標準ビューでは15項目までしか表示できませんが、Spreadsheetは何項目でも表示することができます。

フェーズをコピー&ペーストで変更
フェーズをコピー&ペーストで変更
金額をインラインで編集
金額をインラインで編集

2)Chatterフィードへの投稿、「活動の記録」などの登録

商談レコードに対して営業担当者が一番よく行う業務は活動履歴の記録だと思います。SpreadsheetはChatter連携ができますので、Chatterフィードへの投稿や「活動の記録」をこの一覧上から行うことができます。

Chatterへの投稿
Chatterへの投稿
活動の記録
活動の記録

Chatterを使った活動の記録については別記事があるので詳細は以下を参照してください。

技術記事「GrapeCity SpreadsheetとChatterで営業の活動の記録を一括かんたん入力!」を見る

3)詳細ページへのリンク

Spreadsheet上から詳細ページを開くことができます。この場合、画面が遷移するわけでなく、別タブで詳細ページが開きます。別タブで開くことで「所有者が自分の商談のリスト」の表示状態を維持したままアクションが行えます。細かい点ですが、この「別タブで開く」という動作も弊社営業からは評価されています。

リストから商談のリンクをクリックで、別タブで詳細ページが開く
リストから商談のリンクをクリックで、別タブで詳細ページが開く

4)関連オブジェクト(ルックアップ)の参照

関連オブジェクト(ルックアップ)を参照することができます。例えば、商談に紐づく取引先などです。Salesforceの標準ビューでは関連オブジェクトを同じ一覧に表示することはできませんが、Spreadsheetは可能です。さらに詳細項目を開閉できますので、必要な時に参照することができます。

「取引先」項目の開閉
「取引先」項目の開閉

5)補足

今回は「商談」を例にご紹介しましたが、オブジェクト固有のアクションも利用可能です。
例えば「リード」であれば「取引の開始」や「キャンペンメンバーに追加」といったアクションも可能です。

まとめ

いかがでしたでしょうか?「業務の起点となるリスト」としてのSpreadsheetの使い方をお分かりいただけたかと思います。「商談」以外にも「リード」や「取引先責任者」はもちろん、そのほかのカスタムオブジェクトでも同様の考え方で業務の効率化が図れます。ぜひ、みなさんのSalesforceの使い方に合わせてご検討いただければと思います。

最後に、Spreadsheetは「Spreadsheetの一覧上で業務が完結する」ということを目標の一つとしています。今後もSpreadsheetで完結できる業務の幅が広がるようなアクションやデータの表現の機能追加を予定しています。「こういったアクションも実装してほしい」、「こういったデータもSpreadsheet上に表現してほしい」というご要望も広く募集していますので、お気軽にお問い合わせください。

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